オンラインスクール運営を効率化する方法｜事務作業を減らし、一人でも回る仕組みの作り方
「受講生が増えたのは嬉しいはずなのに、以前より苦しい」
「同じ質問に何度も答えていて、新しい講座を考える時間が夜中にしか取れない」
「誰がどこまで進んでいるのか、正直もう把握しきれていない」
一人でスクールを運営されている方から、こうしたお話をよくうかがいます。
情熱を持って始めたはずのスクールが、日々の事務作業に押し流されて、本当にやりたいことに手が届かない。これはとてももどかしい状態です。
そしてこの状態は、頑張りが足りないから起きているのではありません。情報が一か所に集まっていないことそのものが原因です。だから、頑張る量を増やしても解決しません。整える場所が違うのです。
この記事では、その整え方を4つのステップに分けてご説明します。今日から順番に進められる内容です。
【Q&A】よくいただくご質問
Q1. 一人運営で事務作業を減らすには、まず何から手をつければいいですか？
A. 「情報を一か所に集めること」からです。申し込み・教材・質問のやりとりがそれぞれ別の場所に散らばっている状態を解消し、受講生がご自身で学習を進められる環境を用意すると、個別対応の負担が変わってきます。作業を速くするのではなく、作業そのものが発生しない形に整えるのが先です。
Q2. 「StandOn（スタンドオン）」とはどのようなシステムですか？
A. 会員制のオンラインスクールをつくって運営するためのシステムです。独自のURL（サブドメイン）とロゴで、あなた専用のスクールを持つことができます。動画やテキストの配信、受講生の登録・管理、学習状況の確認、メッセージのやりとりといった機能があり、パソコン操作に自信がない方でも扱えるシンプルな設計にしています。運営は株式会社シーズリーです。
Q3. ITが苦手でも、こうした仕組みづくりはできますか？
A. できます。初期設定を代行するオプションや、日々の更新を代行するオプションをご用意しています。ITが得意でない状態から開講された方は実際にいらっしゃいます。ご自身で全部やる必要はありません。
なぜ、事務作業は増え続けるのか
受講生が増えれば、事務作業も同じだけ増える——これは避けられないことのように見えます。けれど実際に増えているのは、作業そのものよりも「探す時間」と「同じ説明をくり返す時間」です。
一人運営のスクールでよく起きているのは、こんな状態です。
- 申し込みはフォーム、教材の動画はまた別の場所に置いてある
- 「あの動画のURLはどこですか」という連絡が、毎日いくつも届く
- 誰がどこまで進んでいるかを、表計算ソフトで一人ずつ確認している
- 授業のたびに資料を印刷したり、個別に送ったりしている
どれも一件あたりは数分の作業です。けれど受講生が20人いれば20回発生し、講座が5回あれば100回になります。これが「売れているのに、なぜか苦しい」の正体です。
そして厄介なのは、この状態が受講生の側にも我慢を強いていることです。「どこを見ればいいのか分からない」から質問が来る。質問するのは、受講生にとっても手間なのです。
つまり、事務作業を減らすことと、受講生の満足度を上げることは、別々の話ではありません。同じ一つのことを整えると、両方が同時に良くなります。
事務作業を減らす4つのステップ
ステップ1：今ある教材を棚卸しして、受ける順番に並べる
まず、いま手元にある教材・動画・テキストをすべて書き出します。そのうえで、「受講生はどの順番でこれを受け取るのか」を決めて並べ替えます。
動画が20本あるなら、テーマごと・難易度ごとに分けて、1本目から順に並べる。ただそれだけです。難しく考える必要はありません。判断の基準は一つで、「受講生が迷わず、自分の力で次に進めるか」です。
ここが決まっていないと、あとの工程がすべてブレます。逆に、ここさえ決まれば残りは作業です。
お一人で専門講座を運営されている導入先の方は、まったくのゼロから開講に至った経緯をこう振り返っておられます。「何から手をつけて、どういうふうに構築を進めていったらいいのか、全くのゼロスタートでしたが、『まずはテキストを』『次に動画を』と、一つひとつのステップを丁寧に教えてくださったので、すごくスムーズに進みました」。
順番を決める。それが最初の一歩です。
※本記事で紹介しているのは、いずれも当社サイトで公開している導入事例インタビューでのご発言です。
ステップ2：よくある質問を、先回りして環境に埋め込む
「あの動画はどこですか」「次は何をすればいいですか」——こうした質問は、内容が分からないから来るのではなく、場所が分からないから来ています。不安から生まれる質問です。
だとすれば、答え方を工夫するより、質問が生まれない置き方にするほうが早い。
- 動画のページに、その回で何をするのかを補足のテキストで添えておく
- 授業で使う資料を、その動画のページに一緒に添付しておく
- よくある質問をまとめたページを、スクールの中に置いておく
- 掲示板を用意して、受講生同士でも学び合える場をつくる
資料の置き場所を変えるだけでも、日々の手間は変わります。経営者向けの研修を全国で行っている団体の方は、こう話されています。「これまで授業前にプリントアウトしていた資料がスタンドオン内に添付でき、お客様ご自身でダウンロードできるため作業時間の削減やコスト削減に繋がりました」。（この事例を読む）
質問そのものが減ることもあります。あるコンサルティング会社の講師の方は、動画で復習できる環境を整えたあとの変化をこう表現されています。「動画で復習をすることで講師に特に質問しなくても一人で学習を進めることができている」。授業で一緒に手を動かした過程を、受講生があとから何度でも見返せるためです。（この事例を読む）
一度整えてしまえば、以降ずっと効きます。ここは最初にエネルギーを使う価値のある工程です。
ステップ3：申し込みから学習開始までの案内を、自動で流す
申し込みが完了した方に、スクールへのログイン案内を自動で送る形にします。手作業でURLを送る必要がなくなり、「送り忘れた」「届いていない」というやりとりも起きなくなります。
StandOnでは、受講生を登録すると、ログインの案内メールが自動で届きます。あなたが一人ずつ文面を書く必要はありません。
この設定が不安な方には、初期設定を代行するオプション（有料）があります。環境を整えるところだけお任せいただくことも可能です。
ステップ4：学習の状況を確認できるようにして、必要な方にだけ声をかける
最後に、受講生の学習の状況を確認できる状態をつくります。
StandOnでは、最終ログイン日、アクセスの有無、受講の完了状況といった項目を確認できます。しばらくログインのない方や、特定の授業で止まっている方に気づけるようになります。
実技の指導とオンライン学習を組み合わせているあるスクールでは、こう使い分けておられます。「生徒さんからもらった質問を一斉送信の機能で生徒さん全員に回答を送ったりしてます」「長い間ログインしていない生徒さんには個別にメッセージを送ったり」。
動画の視聴状況についても、対面の指導と組み合わせて活用されています。「直接会って実車で技能を指導する時に指導員の方からも『ここからここまでの動画を観ていて欲しい』と伝えているので、教習前にこの方観てないなという時にはアナウンスできたり、動画視聴の進捗が見れるっていうのは凄く助かっています」。（この事例を読む）
先ほどの、お一人で専門講座を運営されている方に、もしスタンドオンがなかったらどうなっていたかを尋ねた際には、こう話されていました。「最大20名以上の生徒さんと、全5回の講座の日程調整を一人ずつ行うのは、取りこぼしも多くなりますし本当に大変です。以前はExcelで一人ひとりチェックしていましたが、今はログイン記録や進捗がすべてシステム上で分かる」。（この事例を読む）
ここで大事なのは、全員に同じ連絡をしなくてよくなることです。声をかけるべき方にだけ、必要なタイミングで声をかける。連絡の総量が減って、しかも一通ごとの中身は濃くなります。
空いた時間を、どこに使うか
事務作業が減ると、時間が空きます。その時間の使い道で、その後が変わります。
まず、いま受けてくださっている方の満足度に使う。 学習の状況が見えていれば、つまずいている方に早く気づけます。全員に同じ連絡をしていた時間を、必要な一人のために使えます。ここが最初です。
働き方そのものも変わります。お一人で専門講座を運営されている先ほどの方は、こう話されています。「一度アップロードしてしまえば、あとは受講生の方が好きな時に学んでいただける。自分の時間を切り売りしなくていいので、精神的にも本当に楽ですね」。
満足度が上がると、受講生は次の段階に進みたくなります。上級のコースを用意する余地が生まれるのはこの順番です。先に単価だけを上げても、この流れはつくれません。
さらにその先では、こんな展開も考えられます。
- 動画を資産として使い、動画学習だけの通信講座を新しく設ける
- 卒業された方が学び続けられる場を用意し、継続的な売上につなげる
いずれも「今ある講座を増やさずにできること」です。新しい内容を一から作り直す話ではありません。（※これらは仕組みとして可能な設計であり、当社の導入先での実施事例としてご紹介しているものではありません）
「ITが苦手」でも、整えられます
ここまで読んで、「言いたいことは分かるけれど、自分には設定が難しそう」と感じた方もいらっしゃると思います。
StandOnでは、手を動かす部分をお任せいただけるオプションをご用意しています。
- 初期設定代行：クラスの登録、授業ページの作成、テキストの設置などの初期設定を代行します
- 更新作業代行：授業ページの更新や受講生の登録など、日々の作業を代行します
- 動画設置代行：動画のアップロードとスクールへの掲載を代行します
また、システムの操作ではなく運営そのものに迷いがある方には、「スクール運営アドバイザリー支援」という有料の別サービスもご用意しています。商品の設計や価格の決め方、集客の導線、開講までのスケジュールまで、定期的な打ち合わせで一緒に考えていくサービスです。
ここまでご紹介してきた、お一人で専門講座を運営されている方も、このアドバイザリー支援を利用して開講されました。「まるで登山をするように五合目、六合目、七合目……という風にローンチまでたどり着くことができました」と話されています。
ある国立大学でも、期間限定の受託事業のオンライン講座システムとして導入実績があります。他社に見積もりを依頼したところ数百万円・納期半年と言われた環境を、低価格かつ月単位の契約で用意できた点が評価されました。
なお、導入費用についてはデジタル化・AI導入補助金2026（旧:IT導入補助金）を活用いただける場合があります。金額や条件は年度・回次によって変わりますので、お気軽にご確認ください。
まとめ
事務作業をなくすことはできません。けれど、増え続ける形から、増えない形に変えることはできます。
- 事務作業が増える原因は、頑張りの不足ではなく、情報が散らばっていること
- 整える順番は、①教材を並べる ②質問を先回りする ③案内を自動で流す ④学習の状況を確認できるようにする
- 事務作業が減ることと、受講生の満足度が上がることは、同じ一つのことの両面
- 空いた時間は、まず今いる受講生に使う。収益はその結果としてついてくる
「教えること」は、あなたにしかできません。それ以外の部分は、仕組みに預けてしまって大丈夫です。
まずは、生徒側の画面をご覧ください
言葉で読むより、実際の画面を見ていただくのが早いと思います。受講生から見えるスクールの画面を、そのままご覧いただけるサンプルをご用意しています。
機能の詳細は機能一覧から、これから開設される方はオンラインスクールの作り方｜5ステップと失敗しない選び方もあわせてご覧ください。動画の扱いに不安がある方には動画教材の流出防止ガイドをご用意しています。
ご相談はお問い合わせから承っています。毎月1社限定で、60分の無料個別相談も行っています。
